Наиболее частые претензии, с которыми сталкиваются проверяемые компании, – это, конечно, к первичным документам, подтверждающим расходы. Хотим обратить Ваше внимание на документы, которые помогут Вам отстоять свои расходы:

1. Отчет по результатам представительского мероприятия не утвержден. Но, на Наш взгляд, было бы целесообразно закрепить его форму внутри компании. Это облегчило бы и жизнь сотрудников, и руководителей, а в дальнейшем бы предотвратило претензии со стороны инспекции:

• Создайте форму, которая содержит – цель мероприятия, результат, имена участников, время проведения, место проведения, подпись. И если встреча происходила за рамками рабочего времени, то необходимо отразить это и при заполнении табеля рабочего времени.
• Цель встречи должна соотноситься с тратами на нее. То есть, должна быть объективная взаимосвязь с расходами и самой встречей, да и их размер должен отвечать разумности.

2. Обязательно разработайте положение о командировках, в котором пропишите, какие расходы организация возмещает, а какие не будет возмещать.

3. Всегда от исполнителей просите подробные акты с расшифровкой, даже если услуги оказывались удаленно. Все расходы, которые понес исполнитель в связи с оказанием услуги, пусть также опишет и приложит подтверждающие документы.

4. Всегда перепроверяйте исправленные документы или те, которые Вы заменили при устранении ошибок, так как могут обнаружатся разночтения в подписи или содержании.